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Seit 1. Januar 2017 sind Unternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende verpflichtet, sämtliche handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails bis zu 10 Jahre revisionssicher elektronisch zu archivieren. Revisionssicher heißt: Unveränderbar und verfälschungssicher, nachvollziehbar, auswertbar und wiederauffindbar. 

Da aber die Entscheidung, ob eine E-Mail handels- und steuerrechtlich bedeutsam ist vom einzelnen Mitarbeiter meist nicht getroffen werden kann bzw. extrem fehleranfällig und zeitaufwendig wäre, müssen de facto alle E-Mails archiviert werden. Klingt aufwendig, ist es aber nicht. Ganz im Gegenteil. 

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Benno Mailarchiv

Mit Benno MailArchiv haben unsere Hostingkunden die Möglichkeit, sich diese Arbeit abnehmen zu lassen: durch wenige Klicks in Plesk wird jede eingehende, ausgehende und interne E-Mail samt Anhang vollautomatisch und ohne Ihr weiteres Zutun gesetzeskonform und rechtssicher archiviert.

Damit erfüllen Sie nicht nur alle Vorgaben des Gesetzgebers, sondern profitieren auch von weiteren Vorteilen:

  • Bei der Archivierung wird jede E-Mail mit Anhang indexiert und kann durch eine komfortable Volltextsuchfunktion jederzeit schnell gefunden werden. Das ermöglicht ein deutlich effizienteres Arbeiten und spart damit Zeit und Geld.
  • Übervolle Postfächer und unübersichtliche Ordnerstrukturen gehören damit der Vergangenheit an und Ihre Systeme werden deutlich entlastet.
  • Keine Einrichtungsgebühren und geringe monatliche Fixkosten pro Postfach

FAQ

  • Kann ich alte Mails archivieren?

    E-mails die sie bereits vor der Einrichtung Ihres Mailarchives erhalten haben, können nachträglich in Ihr Mailarchiv integriert werden.

  • Kann ich Mails aus dem Archiv exportieren?

    Ein Export ist natürlich jederzeit möglich.

  • Was müssen meine Mitarbeiter beachten?

    Alle E-mails, die über die geschäftlichen E-mail-Konten gesendet und Empfangen werden, werden archiviert. Auch wenn es sich um private Mails handelt.

  • Wie greife ich auf das Benno Mailarchiv zu?

    Sie haben Ihr Mailarchiv immer dabei und griffbereit.

    Egal ob vom Computer, vom Tablet oder vom Handy, im Büro, Zuhause oder im Urlaub.  
    Über die responsive Benutzeroberfläche können Sie ein- und ausgegangene Mails jederzeit nachvollziehen.

    Unter mailarchiv.clicksports.de können Sie sich bequem einloggen.

  • Wie finde ich etwas im Benno Mailarchiv?

    Das Benno Mailarchiv indexiert nicht nur die E-mail, also Sender, Empfänger, Betreff und Text, sodass Sie danach suchen können, sondern auch über 1.200 Dateiformate.
    Darunter befinden sich die üblichen Office-Formate von Windows, Apple und Open-Source-Lösungen sowie selbstversändlich solche wie PDF, ZIP etc.

    Über eine intuitive Filtermaske und Freitextsuche können sie die Suchergebnisse immer weiter eingrenzen.

    So finden Sie schnell und treffsicher jede gesuchte E-Mail und jede angehängte Datei.

  • Ich habe ein Dokumentenmanagementsystem DMS, benötige ich auch ein Mailarchiv?

    Ein Dokumenten Management System (DMS) bildet Workflows ab und ist stark darin, zu einem Vorgang, Auftrag oder Projekt alle relevanten Dokumente, E-mails etc. gebündelt darzustellen. Allerdings, stellen diese Mails nur einen Bruchteil des gesamten E-Mail-Aufkommens dar. Ausserdem müssen eingehende E-mails von Mitarbeitern den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. Dies ist umständlich, Fehleranfällig und birgt die Gefahr, dass Mails als vermeintlich Irrelevant angesehen und gelöscht werden. Nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften wird aber eine lückenlose Archivierung gefordert. Dies ist die Stärke von einem Mailarchiv.

    So können sogar verlorene oder versehentlich gelöschte Mails im Archiv wieder hervorgeholt und dem Geschäftsvorfall zugeordnet werden.

  • Werden E-mails sofort bei der Archivierung indexiert?

    Alle E-mails werden "on the fly" indexiert. D.h., dass alle Informationen aus der E-mail, den angehängten Dateien und sogar dem Mail-Header indexiert werden.
    Sie stehen somit unverzüglich im Archiv zur Verfügung und sind durchsuchbar.

  • Können Mails gefunden werden, bei denen das Gesuchte nur im Anhang steht?

    Alle Anhänge werden analysiert und indexiert. Dabei erkennt und verarbeitet Benno MailArchiv über 1.200 verschiedene Dateiformate

  • Indexiert Benno MailArchiv auch Microsoft Office, Open Document und PDF-Dateien?

    Und viele mehr. Benno MailArchiv liest, verarbeitet und indexiert über 1.200 verschiedene Dateiformate.

  • Kann Benno MailArchiv auch Inhalte von ZIP-Dateien indexieren?

    Alle ZIP-Dateien werden entpackt und volltext-indexiert.

  • Ist Benno MailArchiv GoBD-konform?

    Beno MailArchiv erfüllt die Anforderungen der GoBD (diese ersetzt seit 2014 die GDPdU und die GoBS)
    Weitere Informationen finden Sie hier. https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/rechtliche_aspekte

  • Wie wird die gesetzeskonforme E-mail-Archivierung sichergestellt?

    Benno MailArchiv verfügt auf technischer Ebene zunächst über die Eigenschaft, dass über jede archivierte E-Mail eine SHA-256 Prüfsumme erzeugt und journalisiert wird. Anhand der Prüfsummeninformation kann die Konsistenz jeder einzelnen E-Mail oder auch des gesamten Archivs jederzeit geprüft und festgestellt werden.

    Weiterführende Informationen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierungund finden Sie hier. https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/rechtliche_aspekte

  • Können Duplicate aus dem Archiv gelöscht werden?

    Duplikate wie Cc und Bcc Mails werden von Benno MailArchiv gar nicht ernst genommen und so auch im Journal protokolliert.

    Eine heuristische Duplikatssuche wär dagegen aus zwei Gründen problematisch:

    1. Sie ist nicht transparent für den Benutzer und stellt darüber hinaus eine potenzielle Fehlerquelle dar.
    2. Der Grundsatz lautet: „Lieber zu viel als zu wenig archivieren“. Benno MailArchiv gewährleistet, dass es für den Anwender oder Administrator keinen Weg gibt, E-Mails nachträglich zu entfernen oder zu manipulieren. Damit ist Benno MailArchiv GoBD- konform.

    Benno MailArchiv hat sich für den Weg einer besseren Rechtssicherheit gegenüber etwas potentiellem Speicherplatzverlust entschieden.

  • Wann, wie lange & welche E-Mails werden archiviert?

    Jede eingehende und ausgehende E-mail wird "on the fly" incl. aller Anhänge analysiert und Volltext-indexiert. Ihr Inhalt steht so jederzeit schnellstmöglich zur Verfügung und ist 10 Jahre lang auffindbar für Ihre Mitarbeiter.

  • Werden E-mails nach Ablauf der 10 Jahres Frist automatisch gelöscht?

    Nach aktueller Rechtslage können E-Mails aus handelsrechtlicher bzw. steuerrechtlicher Sicht nach 6 bzw. 10 Jahren gelöscht werden. 
    Speicherplatz im Serverraum ist durchaus eine Kostenkomponente. Um das Mailarchiv auch in Zukunft günstig anbieten zu können, werden E-mails, die älter als 10 Jahre sind aus dem Archiv gelöscht.

    Benno MailArchiv verwaltet die archivierten E-Mails in Archivbereichen mit konfigurierbarer zeitlicher Aufteilung (bspw. monatlich, quartalsweise, jährlich usw.). E-Mails können entsprechend abgelaufener Fristen und je Zeitabschnitt aus dem Archiv entfernt werden.

  • Kann ich E-mails länger als 10 Jahre aufbewahren?

    In diesem Fall, errechnen wir zum Ende des 10ten Jahres den benötigten Speicherplatz für die kommenden Jahre und erstellen Ihnen ein individuelles Storage-Angebot.

  • Ist das Benno Mailarchiv revisionssicher und gesetzeskonform?

    Automatische Archivierung aller eingehenden und ausgehenden E-mails. Damit ist die Compliance gemäß GoBD und DSGVO in diesem Punkt gewährleistet.

    Bei CLICKSPORTS betreiben Sie Ihr Mailarchiv zusätzlich auf unserer eigenen Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre sensiblen Daten und wahren die gesetzlichen Vorschriften.

  • Wie lange dauert die Integration des Benno Mailarchivs?

    Ihr Benno Mailarchiv steht Ihnen innerhalb eines Tages zur Verfügung und kann von Ihren Mitarbeitern genutzt werden. Damit auch "Alte" E-mails im Archiv auffindbar sind, können diese nachträglich in das Archiv integriert werden.

  • Ist das Mailarchiv skalierbar?

    Mit dem Benno Mailarchiv von CLICKSPORTS, reagieren Sie flexibel auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen. Neue Postfächer Ihrer Domain können jederzeit in die Archivierung mit aufgenommen werden.

  • Kann ich das Benno Mailarchiv testen?

    Den ersten Monat schenken wir Ihnen. Sind Sie danach nicht überzeugt, entstehen keine weiteren Kosten.

  • Was kostet mich das Setup?

    Die Installation Ihres Benno Mailarchives schenken wir Ihnen.

    Starten Sie sofort mit Ihrer rechtssicheren und GOBD sowie DSGVO konformen E-mail Archivierung!

  • Welche Kündigungsfrist hat Benno Mailarchiv?

    Ihr Benno Mailarchiv ist monatlich kündbar.

  • Meine Frage wurde noch nicht beantwortet, an wen kann ich mich wenden?

    Gerne beantworten wir Ihnen Ihre Fragen zum Mailarchiv. Hier finden Sie unser Kontaktinformationen. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

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