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DSGVO konform

Seit 2017 sind Unternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende verpflichtet, sämtliche handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails bis zu 10 Jahre revisionssicher elektronisch zu archivieren. Revisionssicher heißt: Unveränderbar und verfälschungssicher, nachvollziehbar, auswertbar und wiederauffindbar. 

Da aber die Entscheidung, ob eine E-Mail handels- und steuerrechtlich bedeutsam ist vom einzelnen Mitarbeiter meist nicht getroffen werden kann bzw. extrem fehleranfällig und zeitaufwendig wäre, müssen de facto alle E-Mails archiviert werden. Klingt aufwendig, ist es aber nicht. Ganz im Gegenteil. 

Mit Benno MailArchiv haben unsere Hostingkunden die Möglichkeit, sich diese Arbeit abnehmen zu lassen: durch wenige Klicks in Plesk wird jede eingehende, ausgehende und interne E-Mail samt Anhang vollautomatisch und ohne Ihr weiteres Zutun gesetzeskonform und rechtssicher archiviert.

Damit erfüllen Sie nicht nur alle Vorgaben des Gesetzgebers, sondern profitieren auch von weiteren Vorteilen:

  • Mit einer komfortablen Volltextsuchfunktion durchsuchen Sie alle Ihre E-Mails und Anhänge, das ermöglicht ein deutlich effizienteres Arbeiten und spart damit Zeit und Geld
  • Übervolle Postfächer und unübersichtliche Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an und Ihre Systeme werden entlastet
  • Keine Einrichtungsgebühren
  • geringe monatliche Fixkosten von 3 EUR pro Postfach (ab 20 übertragenen Mails) inkl. Speicherplatz, Backup und Lizenz 

Häufige Fragen

  • Kann ich alte Mails archivieren?

    E-Mails die sie bereits vor der Einrichtung Ihres Mailarchives erhalten haben, können nachträglich von uns in Ihr Mailarchiv integriert werden. Durch die nachträgliche Archivierung können diese E-Mails nicht als Beweismittel vor Gericht verwendet werden. Die nachträgliche Integration aus bei uns gehosteten IMAP-Postfächern ist möglich und kostet pauschal 180 € bis 50GB. Es können uns auch E-Mails als Downloadarchiv der EML-Dateien geliefert werden.

  • Kann ich Mails aus dem Archiv exportieren?

    Ein Export ist jederzeit möglich.

  • Was müssen meine Mitarbeiter beachten?

    Alle gesendeten und empfangenen E-Mails werden archiviert. Auch wenn es sich um private Mails handelt. Datenschützer empfehlen, private E-Mails für Firmenkonten mit Archivierung vertraglich zu untersagen.

  • Wie greife ich auf das Benno Mailarchiv zu?

    Sie haben Ihr Mailarchiv immer dabei und griffbereit.

    Egal ob vom Computer, vom Tablet oder vom Handy, im Büro, Zuhause oder im Urlaub.  
    Über die responsive Benutzeroberfläche mit Volltextsuche können Sie ein- und ausgegangene Mails jederzeit nachvollziehen.

  • Wie finde ich etwas im Benno Mailarchiv?

    Das Benno Mailarchiv indexiert nicht nur die E-Mail, also Sender, Empfänger, Betreff und Text, sodass Sie danach suchen können, sondern auch über 1.200 Dateiformate.
    Darunter befinden sich die üblichen Office-Formate von Windows, Apple und Open-Source-Lösungen sowie selbstverständlich auch PDF, ZIP etc.

    Über eine intuitive Filtermaske und Freitextsuche können sie die Suchergebnisse weiter eingrenzen, so finden Sie schnell und treffsicher jede gesuchte E-Mail mit Anhang.

  • Ich habe ein Dokumentenmanagementsystem DMS, benötige ich auch ein Mailarchiv?

    Ein Dokumenten Management System (DMS) bildet Workflows ab und ist stark darin, zu einem Vorgang, Auftrag oder Projekt alle relevanten Dokumente, E-Mails etc. gebündelt darzustellen. Allerdings, stellen diese Mails nur einen Bruchteil des gesamten E-Mail-Aufkommens dar. Ausserdem müssen eingehende E-mails von Mitarbeitern den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. Dies ist umständlich, Fehleranfällig und birgt die Gefahr, dass Mails als vermeintlich irrelevant angesehen und gelöscht werden. Nach den aktuellen gesetzlichen Vorschriften wird aber eine lückenlose Archivierung gefordert. Dies ist die Stärke von einem Mailarchiv.

    So können sogar verlorene oder versehentlich gelöschte Mails im Archiv wieder hervorgeholt und dem Geschäftsvorfall zugeordnet werden.

  • Archiviert Benno auch Anhänge?

    Alle Anhänge werden analysiert und indexiert. Dabei erkennt und verarbeitet Benno MailArchiv über 1.200 verschiedene Dateiformaten inkl. PDF, ZIP und Office-Dokumenten.

  • Ist Benno MailArchiv GoBD-konform?

    Beno MailArchiv erfüllt die Anforderungen der GoBD (diese ersetzt seit 2014 die GDPdU und die GoBS)
    Weitere Informationen finden Sie hier. https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/rechtliche_aspekte

  • Wie wird die gesetzeskonforme Archivierung sichergestellt?

    Benno MailArchiv verfügt auf technischer Ebene zunächst über die Eigenschaft, dass über jede archivierte E-Mail eine SHA-256 Prüfsumme erzeugt und journalisiert wird. Anhand der Prüfsummeninformation kann die Konsistenz jeder einzelnen E-Mail oder auch des gesamten Archivs jederzeit geprüft und festgestellt werden.

    Weiterführende Informationen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierungund finden Sie hier. https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/rechtliche_aspekte

  • Wann, wie lange und welche E-Mails werden archiviert?

    Jede eingehende und ausgehende E-mail wird "on the fly" incl. aller Anhänge analysiert und indexiert. Ihr Inhalt steht so jederzeit schnellstmöglich zur Verfügung und ist 10 Jahre lang auffindbar für Ihre Mitarbeiter.

  • Werden E-Mails nach Ablauf der 10 Jahres Frist automatisch gelöscht?

    Nach aktueller Rechtslage können E-Mails aus handelsrechtlicher bzw. steuerrechtlicher Sicht nach 6 bzw. 10 Jahren gelöscht werden. 
    Um das Mailarchiv auch in Zukunft günstig anbieten zu können, werden E-Mails, die älter als 10 Jahre sind aus dem Archiv gelöscht.

    Benno MailArchiv verwaltet die archivierten E-Mails in Archivbereichen mit konfigurierbarer zeitlicher Aufteilung (bspw. monatlich, quartalsweise, jährlich usw.). E-Mails können entsprechend abgelaufener Fristen und je Zeitabschnitt aus dem Archiv entfernt werden.

  • Kann ich E-Mails länger als 10 Jahre aufbewahren?

    In diesem Fall, errechnen wir zum Ende des 10ten Jahres den benötigten Speicherplatz für die kommenden Jahre und erstellen Ihnen ein individuelles Storage-Angebot.

  • Ist das Benno Mailarchiv revisionssicher und gesetzeskonform?

    Bei CLICKSPORTS betreiben Sie Ihr Mailarchiv zusätzlich auf unserer eigenen Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre sensiblen Daten und wahren die gesetzlichen Vorschriften, die Compliance gemäß GoBD und DSGVO ist gewährleistet. 

  • Wie lange dauert die Bereitstellung des Benno Mailarchivs?

    Ihr Benno Mailarchiv steht Ihnen innerhalb eines Werktages zur Verfügung und kann von Ihnen genutzt werden. Durch unsere Integration in Plesk ist kein manueller Aufwand nötig und die Plesk Passwörter Ihrer Postfächer gelten auch für das Mailarchiv.

  • Muss ich neue Postfächer manuell anlegen?

    Mit dem Benno Mailarchiv von CLICKSPORTS, reagieren Sie flexibel auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen. Neue Postfächer Ihrer Domain werden automatisch in die Archivierung mit aufgenommen.

  • Welche Kündigungsfrist hat Benno Mailarchiv?

    Ihr Benno Mailarchiv ist monatlich kündbar.

Sie möchten Ihre E-Mails archivieren?

Wir beraten Sie umfassend und unverbindlich.


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